Ou à quoi penser en priorité pour rendre accessible ses événements
Que ce soit des rencontres informelles, des conférences, des webinaires ou de gros événements, embarquons ensemble vers un monde où l’on n’exclue personne de nos événements, qui font partie intégrante de notre société et sont un pilier de notre sociabilisation.
Anticiper, le maître-mot pour un événement accessible réussi
Dans mon dernier article, je vous avais parlé de l’importance de réfléchir à l’accessibilité de vos vidéos en amont et à chaque étape. C’est d’autant plus important d’intégrer l’accessibilité à votre organisation bien en amont pour vos événements afin de garantir :
- Que tous vos prestataires ou bénévoles soient disponibles au bon moment
- De trouver une salle qui convient à tous vos besoins d’accessibilité
- D’anticiper les besoins des personnes conviées à votre événement
- D’anticiper les différents problèmes qui peuvent se poser et les résoudre en amont
On peut souvent se sentir assez perdu face à toutes les solutions d’accessibilité qui nous sont proposées. Dans cette newsletter, je vais m’efforcer de vous donner un aperçu des solutions qui sont le plus couramment utilisées, mais si vous ne savez pas encore laquelle mettre en place en priorité, voici ce que vous pouvez mettre en place :
Envoyez un formulaire pour demander les besoins d’accessibilité des personnes invitées à votre événement, en même temps que toutes les informations dont elles auront besoin. ✨
Quelques jours avant votre événement, vous pourrez renvoyer un mail pour indiquer quelles solutions ont été mises en place et comment y accéder.
Que mettre en place pour un événement accessible ?
Avant de commencer avec les différentes solutions que vous pouvez mettre en place, sachez que je n’ai volontairement pas été exhaustive afin de ne pas noyer sous les informations les personnes qui débutent en accessibilité.
Afin de connaître toutes les solutions et si celle dont vous avez besoin ne figure pas dans cette liste, vous pouvez me contacter par mail celineripolles@gmail.com, sur LinkedIn ou voir avec la personne concernée par un besoin d’accessibilité si elle sait quelle solution peut au mieux lui convenir.
Sans plus attendre, voici les différentes solutions les plus utilisées pour rendre accessible un événement :
La vélotypie
C’est une retranscription écrite en direct qui se rapproche le plus possible de ce qui est dit. Les vélotypistes sont des experts qui ont du matériel qui leur permet de taper le plus vite possible (clavier spécial, logiciel) et un très bon entraînement.
Pour cette solution, il est nécessaire d’engager un prestataire professionnel.
Ce sont généralement des agences qui proposent des prestations à l’heure ou à la journée. Le coût est important car il y a peu de vélotypistes professionnels en France et que le coût en matériel est important.
Pour avoir un vélotypiste à votre événement, il faut demander un devis à une agence spécialisée.
Le sous-titrage en direct
Contrairement à la vélotypie, que vous avez peut-être déjà vue à la télévision lors d'allocutions de politiques, le sous-titrage en direct est une technique où l’on va rendre les prises de parole à l'écrit le plus clair possible en suivant les normes de sous-titrage accessible. Comme si vous regardiez une vidéo avec des sous-titres, mais en direct !
Cette technique permet de rendre l'événement accessible à plusieurs types de personnes : aux personnes qui n'entendent pas ou pas bien, bien sûr, mais aussi à celles qui ont du mal à se concentrer, qui auront peut-être décroché et qui cherchent à remonter facilement le fil des prises de parole, qui ont du mal à comprendre la langue des prises de parole.
Encore une fois, la prestation sera sur devis et dépendra du prestataire. Mais on calcule ici la plupart du temps en taux horaire. Si vous êtes une association, demandez si le prestataire fait un tarif particulier pour les associations.
Prévoyez de bonnes conditions pour la prestataire : un écran différent de l’écran principal pour retransmettre la transcription, une table et une chaise dédiée pour que la personne puisse taper et surtout, un bon retour son. Si on n’entend pas, on ne peut pas sous-titrer !
Si vous avez besoin d’une prestation de sous-titrage en direct, je peux en assurer une pour tous vos événements. Vous pouvez vous rendre sur la page "Sous-titrage en direct" de ce site ou m'envoyer un mail directement.
Une interprète LSF
C’est une personne qui interprétera en direct et en simultané ce qui est dit vers la langue des signes française. Il faudra impérativement penser à lui laisser une place bien en évidence sur scène près des intervenants. Il est à noter qu’il y a peu d’interprètes LSF en France donc pensez à bien réserver en avance et à prendre en compte les frais de déplacement.
Pour engager des interprètes LSF, vous pouvez passer par une agence ou directement par une personne en freelance qui pourra vous renseigner et vous conseiller si votre événement nécessite plusieurs interprètes.
De nouveau, la prestation sera sur devis et dépendra du prestataire. C’est le plus souvent un tarif horaire de base, majoré selon le lieu de l’événement et l’heure à laquelle il a lieu.
L’accessibilité de la salle
Pour que votre événement soit accessible à tout le monde, plusieurs conditions sont à prendre en compte et à bien planifier à l’avance :
- Pensez à prendre une salle capable d’accueillir les personnes en fauteuil roulant ou à mobilité réduite, au rez-de-chaussée ou disposant d’ascenseurs adaptés.
- Prévoyez également une salle de repos annexe ou (espace calme) pour les personnes ayant des besoins particuliers, mais c’est bien sûr aussi utile pour quiconque ayant besoin de se reposer ! Veillez, lorsque vous louez une salle, à vérifier qu’un endroit est disponible à cet effet.
Si ce sont vos propres locaux, vous pouvez par exemple aménager le lieu de pause et demander aux personnes sur place en charge de l’événement d’informer les invités que ce lieu de repos est disponible et de préciser les consignes : aucun bruit dans cette salle.
- Pour les personne sourdes et malentendantes avec un appareil adapté, pensez à vérifier que la salle de votre événement est équipé de boucles magnétiques.
C’est à voir avec votre prestataire habituel de location de salle, ou si c’est dans vos locaux, pensez à consacrer du temps à trouver des solutions pour les rendre accessibles.
L’accessibilité des supports
Un événement, ce n’est généralement pas que des discours, ce sont aussi des vidéos montrées sur grand écran, des supports visuels ou autres documents. Pensez à ce que tout cela soit accessible : sous-titrage accessible des vidéos, impression des documents en gros caractères voire en braille etc.
Dans l’idéal, avoir un ou une référente handicap dans l’entreprise qui s’occupera de s’assurer que tout l’événement est accessible. Sinon, prévoir du temps supplémentaire pour vos employés ou bénévoles dans l’organisation de l’événement.
Veillez à commander à l’avance la mise en accessibilité de vos supports afin d’éviter les surcoûts liés à un délai serré et à prendre le temps de choisir un prestataire spécialisé.
Vous diffusez une vidéo lors de votre événement et vous voulez la rendre accessible grâce au sous-titrage pensé pour les personnes sourdes et malentendantes ? Vous pouvez vous rendre sur la page "Sous-titrage" de ce site ou me contacter directement par mail.
Une personne de confiance
Les gros événements sont souvent source de stress et on voit de plus en plus d’organisations qui annoncent au début de l’événement qu’une personne de confiance est à disposition en cas de souci ou pour répondre à toutes les questions un peu sensibles, notamment liées au handicap ou à des comportements problématiques.
Cette personne de confiance devra, dans la mesure du possible, ne pas avoir d’autres responsabilités afin qu’elle puisse se rendre disponible en cas d’urgence.
Il faut donc prévoir une personne disponible, bénévole, employée ou freelance engagée sur la journée.
Une personne accompagnatrice des personnes malvoyantes
Si vous accueillez des personnes malvoyantes, pensez à ce que quelqu’un se rende disponible pour accompagner ces personnes (si elles n’ont pas de propre accompagnant, si c’est le cas, pensez à leur prévoir une place supplémentaire) lorsqu’il faut par exemple se déplacer de salle en salle, lui montrer sa place dans un auditorium etc.
L’audiodescription
En direct ou pré-enregistrée, elle permet aux personnes aveugles ou malvoyantes de profiter au mieux de l’événement. C’est d’autant plus important dans le cadre de spectacles par exemple.
Pour une audiodescription en direct, prévoyez une personne formée à cette technique spécifique ainsi qu’un moyen technique pour que les personnes y aient accès : boîtier, application, téléphone…
Pour une audiodescription préenregistrée, si vous montrez un film par exemple, comptez environ un mois de délai pour obtenir une bonne audiodescription.
Conclusion
Encore une fois, pour choisir la solution la plus pertinente pour votre événement, pensez bien à demander en amont les besoins de vos invités (et pas leur handicap !) et à prendre contact avec des pros pour réfléchir à ce qui convient le mieux.
Pour ma part, si vous souhaitez un événement le plus accessible possible mais que vous avez peu de moyens, voici ce que je vous conseille de mettre en place en priorité :
- Le sous-titrage en direct, utile à un très grand nombre de personnes voire indispensable pour les personnes sourdes et malentendantes qui ne signent pas
- L’interprétation LSF, indispensable pour les personnes sourdes signantes
- L’accessibilité de la salle aux PMR
- L’accessibilité des supports de communication : une projection d’un film non sous-titré n’est pas accessible, même avec des interprètes LSF et un sous-titrage en direct des interventions
- Mettre des personnes disponibles pour répondre aux besoins des personnes, gérer les urgences liées à l’accessibilité et accompagner les personnes aveugles ou malvoyantes.
Je suis ravie de voir que de plus en plus d’équipes organisatrices d’événements se posent la question de l’accessibilité. Il faut maintenant aller plus loin et demander systématiquement les besoins des personnes avant qu’elles aient elles-mêmes à faire des demandes !
Si vous commencez par répondre aux besoins de vos invités, ce sera déjà un grand pas vers un monde plus accessible 🚀
En attendant que toutes ces solutions soient mises en place lors de tous les événements et que de nouvelles solutions se créent pour exclure le moins de personnes possible de notre société.